Penataan Arsip

Pemilahan dan Penataan Arsip
 
Arsip menjadi bagian yang penting dalam proses kerja di suatu perusahaan, sehingga memerlukan penanganan yang khusus dan sesuai ketentuan dimulai dari pencitaan arsip, mengelola arsip, penyimpanan arsip sampai pemusnahan arsip. Di era perkembangan teknologi saat ini merubah proses pengelolaan arsip yang sebelumnya manual menjadi lebih tersistematis dan praktis.
Suatu perusahaan yang baik wajib mengelola arsip itu sendiri dengan baik agar terhindar dari segala resiko kehilangan dari suatu informasi, pemilahan arsip dilakukan agar dapat diketahui mana yang benar-benar arsip atau bukan. Pemilahan arsip merupakan kegiatan memisahkan antara arsip dan non arsip dan duplikasi yang berlebihan, yang termasuk non arsip antara lain amplop, map, blanko dan formulir kosong dan sebagainya. Pemilahaan arsip merupakan bagian dari penataan arsip yang bertujuan terciptanya struktur kearsipan yang baik.
 
 
 
Pembenahan arsip adalah rangkaian kegiatan penataan fisik dan informasi dari suatu arsip agar tertata rapih dalam bentuk fisiknya, mudah di kelola dan temukan kembali, serta terjaga relasi dan konteksnya. Pembenahan arsip dilakukan pada arsip aktif dan arsip inaktif. Pada pembenahan arsip aktif akan dilakukan pemberkasan dengan menempatkan suatu item arsip kedalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi , kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. Berikut contoh arsip yang masih belum tersusun dengan baik dan arsip yang sudah tersusun dan tertata dengan baik : 
 
 
 Alur kegiatan meltama dalam menangani penataan arsip :
  1. Pemilahan Arsip : Memilah non arsip yang tidak perlu di simpan, seperti duplikasi arsip, map atau amplop. Untuk selanjutnya arsip disatukan dalam satu map dan disusun berdasarkan kesamaan masalah.
  2. Pembuatan box arsip : Pembuatan box arsip dilakukan untuk persiapan penyusunan arsip ke dalam box setelah dilakukan penginputan data.
  3. Pengelompokan arsip : Mengelompokkan arsip berdasarkan kode dan indeks. Bagi arsip yang memiliki kode dan indeks yang sama dikelompokkan menjadi satu berkas. Arsip yang diberkaskan berdasarkan kesamaan masalah (rubrik), diatur menurut urutan pokok masalah.
  4. Penginputan data : Penginputan data dilakukan setelah pengelompokan arsip, menentukan klasifikasi dari arsip tersebut dan menentukan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
  5. Pelabelan box : Setelah melakukan penginputan data arsip siap di masukkan ke dalam box yang telah tersedia, dan menempel label data dari box tersebut.
  6. Penyusunan dalam rak : Arsip siap di susun dan diatur setelah mendapatkan nomor lokasi yang kosong
  7. Penyerahan data : Setelah selesai semua dalam penginputan data dan penyusunan kedalam rak dari arsip-arsip yang disusun, maka pihak kami memberikan data keseluruhan dari arsip yang telah di susun.