Alih Media

Alih media merupakan proses pengelolaan dokumen dari bentuk fisik (kertas) menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi. di antaranya dengan menciptakan data fisik (dokumen) menjadi data digital, Teknologi scanner /scan dokumen sudah semakin terjangkau dan maju. Dengan teknologi OCR (Optical Character Recognition) dan ICR (Intelligence Character Recognition) dokumen dapat di scan dan diubah menjadi format digital yang dapat dicari (search) layaknya mencari file di komputer.
 
Bagaimana memulai alih media ?
  1. Melakukan estimasi berapa lama arsip akan disimpan, bagaimana nantinya arsip yang telah di alih media (digital) akan digunakan dan apa saja yang diperlukan untuk menunjang agar informasi arsip tetap dapat digunakan secara baik.Melakukan estimasi berapa lama arsip akan disimpan, bagaimana nantinya arsip yang telah di alih media (digital) akan digunakan dan apa saja yang diperlukan untuk menunjang agar informasi arsip tetap dapat digunakan secara baik.
  2. Lama pemeliharaan arsip elektronik akan berbeda dengan lama pemeliharaan arsip fisik, maka itu perlu dilakukan proses pengelolaan dan manajemen tersendiri antara teknologi informasi (software dan hardware) tempat arsip digital disimpan dengan informasi arsip digital.
  3. Prosedur Teknis Alih Media Arsip melalui digitalisasi meliputi:Prosedur Teknis Alih Media Arsip melalui digitalisasi meliputi: a. penyeleksian/penilaian arsip yang akan dilakukan alih media.b. pemindaian/scanning arsip;c. penyusunan berita acara dan daftar arsip alih media; dand. pelaksanaan autentikasi arsip hasil alih media.
  4. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip
  5. Adanya metadata, Metadata merupakan informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data.

 

Keuntungan Alih Media  :
  • Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat dalam hal akses dan proses temu- kembali informasi arsipMeningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat dalam hal akses dan proses temu- kembali informasi arsip.
  • Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat terkait dengan akses arsip yang cepat dan tepat.
  • Layanan arsip yang lebih baik karena lokasi arsip dapat lebih cepat diketahui.
  • Mengurangi waktu yang dibutuhkan petugas arsip dalam mencari informasi.
  • Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi, dan memudahkan dalam penggunaan kembali informasi arsip oleh unit atau organisasi lain.
  • Menekan biaya dan memberikan kemampuan untuk menyediakan informasi secara akurat, cepat, dan transparan sesuai permintaan pemegang kewenangan maupun kebutuhan suatu regulasi.
  • Mempunyai persiapan akan bisnis dan resiko yang mungkin terjadi dan meningkatkan keberlangsungan bisnis.
  • Penekanan biaya karena berkurangnya penciptaan, penyimpanan, temu-kembali, dan pengelolaan atas media kertas.Mengkonversi dokumen hard copy menjadi dokumen digital dalam bentuk : PDF,BMP, TIFF, JPG, Photo file, dll